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如何成功策划展览会
数据录入:www.lfexpo.com    发布日期:2008/11/16    浏览次数:7290

我们在座的同志们主要从事两方面的工作,一是在当地办展,一是组织本地企业到国内其他地方,乃至其他国家参展。组织参展相对容易,我们所指的策划,更多地是指筹办展览会。

筹办一个展览会是一系统工程,主要分为三个阶段,也就是展览会的先期策划阶段,具体实施阶段和展后跟踪阶段。

一、策划阶段

首先,要选定项目。项目的选定是展览会成败的关键点,在选定项目时,一定要考虑以下基本要素。

(1)本地、本区域的产业结构和市场特点。这是项目成功的最关键环节,国内中小城市也有一些成功展览会,甚至产生世界影响,无一不是依靠自身产业结构为依托,比如,义乌小商品展,永康五金展,山东寿光蔬菜展等。

(2)考虑本身地理位置和交通状况,也就是说展览会在一个地方举办,该项目所能辐射的经济区域。比如,乌洽会、哈洽会、南宁的中国-东盟博览会等。

(3)展馆条件。展馆适用于进行什么样的展览会,比如,大型机床展对承重、展馆进货口的有特殊的要求;而农机展就对展馆外表、展馆场地的有要求等。

(4)了解同行业同类展览会情况。如果同行业已经在经营同类展览会,特别是在国内其他省市有非常成功的同类项目,原则上要慎重,即使立项,也要对自身的优势,劣势予以充分论证。

(5)要对项目涉及行业、产业的信息另作充分了解。如研究该行业的发展趋势,该行业的热门话题,行业亮点,在展览项目中突出展现,甚至配合展览会举办相关研讨、交流活动。

(6)为项目准确定位,根据以上分析研究,确定展览会应办为国际展、国内展,还是区域展。

(7)实施寻求支持单位。这也是展览会成功与否的关键环节,寻求政府或对口主要部门和单位,作为展览会主办和支持单位,其目的一是可对提高展览会档次、规格、权威。二是扩大展览会的影响,吸引媒体的关注,便于展开新闻宣传和炒作;三是提高行业号召力,利于组织目标客户参展和目标买家参观;四是能代表行业发展的状况和趋势;五是能有效的形成项目的品牌效应,最终实现可持续发展战略。

二、实施阶段

1、建立相应的筹备团队,团队中的每一个人都应该明确自己的责任,明确展览项目的定位,展览会所要达到的目标,并自觉地为实现目标去工作,团队中应包含组展、营销、广告、设计施工等方面的营销员和专门技术人员。

2、确定展览会的名称和适当的简称,做好形象设计,这对于宣传展览会,有利于提高知名度。有很多响亮的名称如:广交会、制博会、乌洽会、哈洽会等等。

    3、确定展览会价格,在价格制定时,要从展览会的定位出发。合理的招展价格是展览会成功的关键。

    4、招商招客,招商招客是展览筹备的中心环节,以上的全部策划,都是为了有利于招商。招商工作有两个中心,一是参展商的招揽,一个是参观商,观众的招揽,是否能组织到参展商是展览会能否举办的前提,而能否组织到高质量的参观商,则是展览会能否成功,能否做到可持续发展的关键因素。参展商和参观商就是鸡生蛋,蛋生鸡的互相促进的关系。在信息高度发达的今天,一个展览会效果如何,这样的信息很快能在展商之间,参观商之间广泛交流。高质量的参展商会引来更多的展商,而更多的展商又促进更多的观众前来参观。如果实现了展商与观众之间的良性互动,展览会就具备广阔的发展前景。反之,实现不了这种互动,展览会就很难维持下去。

    要达到招商招客的目的,一定要制定一套行之有效的宣传广告战略,并相应做出配套的宣传广告预算。宣传广告是展览会最大的费用支出,这个预算一旦制定出来,绝对不能随便压缩。在广告营销过程中,可以采取多种不同动工的广告策略,既要做好各种媒体广告(硬广告);也可以通过举办新闻发布会、接受采访、撰写相关的宣传文章做宣传(软广告)。软广告是一种节省预算,但收效很高的方式。在广告宣传中,一定要突出展览会的特色、特点和形象,这就需要广告营销人员的智慧。

    5、展览会举办期间,应该为参展商和观众提供优质、周到的服务。包括道具的配备、展品的运输、良好的洽谈环境、方便的信息中心、便捷的通讯服务、配套的餐饮服务等。而对参展商和观众而言,最好提供一站式的服务,千万不要出现参展商和观众在需要解决技术性问题时被展览会组织方面支来支去的现象发生。如果有条件,在展会期间,能够举办一些高质量的行业发展研讨,项目对接洽谈活动,会收到更好的效果。

    展览期间,展览会组织者最需要做好的是对参展商和参观商的信息收集整理,这可以通过制定相关表格由其填写获得。对于参展商来讲,应让100%的参展商填写相关问询表,以收集他们参加展览会的反馈。对于参观商,可随即抽取一定比例的观众,做文卷调查。而且,应该通过某种适当的方式,如电脑登陆或名片收集的方式,尽可能多的地收集参观商名片,我们称之为目标买卖名录,以便将来向真正的买家寄送邀请函,甚至参观门票。

    在展览会举办期间,最好能确定下一届举办日期予以发布,对于组展和组织观众,将会有巨大的帮助。即使具体日期没有定下来,也应公布大概日期。

    三、展会后的评估阶段

主要是做好总结、跟踪问效和展会评估,相对比较容易,但对跟踪问效容易忽视。即使不能全部做到。最好能抽出一定的比例。第一、了解展商的后续效果,如履约率,了解真正的评价;第二、增进与展商之间的关系。对于参观商,能根据其意见改进组织工作。

    上面就简单介绍展览会的策划、相对于办展来讲,组团参展相对容易的多,只要选择适合的市场,适合的展览会。

    最后,我还想提一句,办好会展经济,人才是关键点,交流信息、掌控信息尤为重要。

 


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